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Soporte Software Gestión GotelGest.Net

Manual de Ayuda Traspaso de Datos

Introducción

La funcionalidad de Traspaso de Datos disponible en GotelGest.Net es una herramienta que permitirá a los usuarios importar datos de Artículos, Clientes y Proveedores desde Hojas de Cálculo a sus consiguientes tablas maestro dentro de la aplicación. Con esta herramienta se ahorrara tiempo en la migración a Gotelgest a las empresas que anteriormente tuviesen los datos en formato de Excel, así como las que quieran incorporar o actualizar tarifas que le mandan periódicamente sus proveedores.

El funcionamiento es muy sencillo, seleccione la hoja de cálculo donde se encuentran los datos, con su fila de inicio y fila de fin, asocie cada campo de la aplicación con una columna de la hoja de cálculo y seleccione Importar Datos. Además permite guardar la configuración por si necesitamos en un futuro repetir la operación.

Para utilizar el Traspaso de Datos hay que entrar desde: Utilidades / Importación de datos Excel. Para poder utilizar el Traspaso de Datos deberá acceder a la aplicación con derechos de administrador.

El programa de facturación GotelGest.Net permite traspaso de datos con Excel

Importación de artículos

Una vez nos encontramos en la vista de Traspasos de Artículos de Excel, vemos las configuraciones de traspasos guardadas y podemos añadir nuevos con el botón de crear.

En la sección de información nos aparecerá el siguiente formulario:

Nuestra herramienta de gestión le permite también traspasar datos de artículos

Este apartado de información es común tanto para el traspaso de artículos como de proveedores y clientes. Los campos a rellenar en el formulario son los siguientes:

Código: Al estar en rojo se trata de un campo obligatorio. En este campo le pondremos el código de traspaso que estemos dando de alta, este código debe de ser único entre todos los traspasos tanto de artículos como de clientes y proveedores.

Nombre: Campo obligatorio que nos indicará el nombre del traspaso.

Fichero: Ruta del fichero de Excel donde están los datos a importar. Pulsando Ver Archivo podemos ver el contenido del archivo seleccionado

Hoja de Cálculo: Hoja de cálculo del fichero de Excel donde están los datos a importar.

Prefijo Código: Escribiremos el prefijo que queramos que se guarde delante del código.

Nº Dígitos Código: En caso de que se autorellene el campo código, se indicara el nº de digitos que queramos que contenga el campo código (sin contar el prefijo).

Inicio Código: Valor por el que empezara a rellenar el código cuando sea necesario.

Fila Inicio: Número de la fila donde empiezan los datos que queremos importar. Sirve para saltarnos si tenemos alguna fila de encabezado.

Fila Fin: Número de la fila donde acaban los datos que queremos importar.

Insertar: Opción que sirve para insertar todos los registros de la hoja de cálculo seleccionada.

Actualizar: Opción que sirve por si ya existen los registros y los queremos modificar. Se deberá indicar como actuar cuando se encuentran nuevos registros:

Insertar Nuevos Registros: Opción que sirve para insertar los nuevos registros.

No Insertar Nuevos Registros: Opción que sirve para ignorar los nuevos registros y que solo modifique los campos seleccionados.

Descripción: Texto que sirve para describir el traspaso.

La siguiente sección nos sirve para relacionar los campos de Gotelgest con las columnas de la hoja de cálculo.

Con su diseño ágil e intuitivo, el software de gestión GotelGest.Net le facilita su trabajo día a día

Campos a rellenar en el formulario (solo rellenar los datos que se deseen importar):

Código: Columna que contiene los Códigos de los artículos. Si no se indica, se genera un código autonumérico según los parámetros elegidos en el apartado anterior.

Nombre: Columna que contiene los Nombres de los artículos. Es un campo obligatorio.

Código Familia: Columna que contiene los Códigos de Familia de cada artículo. Si se indica el Código de Familia pero no se indica el nombre, para cada código diferente creara familias con nombre “Familia codigo”.

Nombre Familia: Columna que contiene el Nombre de Familia de cada artículo.

Ref. Proveedor: Columna que contiene la Referencia de Proveedor de cada artículo.

EAN: Columna que contiene el Código EAN de cada artículo.

Unidades Caja: Columna que contiene las Unidades Caja de cada artículo.

Precio Costo: Columna que contiene el Precio de costo de cada artículo.

Stock: Columna que contiene el Stock de cada artículo.

PVP 1: Columna que contiene el PVP de la primera tarifa de cada artículo.

PVP 2: Columna que contiene el PVP de la segunda tarifa de cada artículo.

PVP 3: Columna que contiene el PVP de la tercera tarifa de cada artículo.

Observaciones: Columna que contiene Observaciones de cada artículo.

% IVA: Columna que contiene el % IVA de cada artículo.

Código IVA: Si en vez del valor del IVA, este lo indicamos con códigos, seleccionamos la columna que contiene el Código IVA de cada artículo y luego hay que indicar a qué porcentaje corresponde cada código.

Después de darle al botón de Importar datos, nos avisa para que cerremos el archivo si está abierto para asegurarnos de que la conexión con el archivo se efectúa correctamente.

Después de cerrar el archivo y pulsar aceptar aparece el progreso hasta que se completa. Puede concluir con éxito o que aparezcan incidencias que se mostrarán en la siguiente sección:

Nuestro programa de contabilidad le permite eliminar papeleo

En la última sección aparecen los Informes de Resultados, uno por cada importación que se ha realizado ordenadas por fecha.

Si queremos ver el informe, tenemos que seleccionar Ver Documento y nos muestra un detalle de cada registro y al final un resumen con el total.

Importación de Clientes

Otra tabla que se puede traspasar es la de Clientes, una vez nos encontramos en la vista de Traspasos de Clientes de Excel, vemos las configuraciones de traspasos guardadas y podemos añadir nuevos con el botón de crear.

En la sección de información nos aparecerá un formulario exactamente igual que en el Traspaso de artículos que podemos ver en el anterior punto.

La sección de clientes tiene también la misma estructura pero cambian algunos campos.

Campos a rellenar en el formulario (solo rellenar los datos que se deseen importar):

Código: Columna que contiene los Códigos de los clientes. Si no se indica, se genera un código autonumérico.

Nombre: Columna que contiene los Nombres de los clientes.

NIF: Columna que contiene los NIF de los clientes.

Domicilio: Columna que contiene el Domicilio de los clientes.

Localidad: Columna que contiene la Localidad de los clientes.

Distrito Postal: Columna que contiene el Distrito Postal de los clientes.

Provincia: Columna que contiene la Provincia de los clientes.

Teléfono: Columna que contiene el Teléfono de los clientes.

Fax: Columna que contiene el Fax de los clientes.

Móvil: Columna que contiene los Móvil de los clientes.

Email: Columna que contiene el Email de los clientes.

Recargo: Columna que contiene el Recargo de los clientes. Además hay que indicar qué valor corresponde al régimen sin recargo, con Recargo o Exento.

Código Tarifa: Columna que contiene el Código de Tarifa de los clientes.

Observaciones: Columna que contiene Observaciones de cada artículo.

Cód Forma Pago: Columna que contiene el Código de la Forma de Pago de cada cliente. Si se indica el Código Forma de Pago pero no se indica el nombre, utiliza las formas de pago utilizadas en Gotelgest

Nombre Forma Pago: Columna que contiene el Nombre de la Forma de Pago de cada cliente. Si se indica el Nombre Forma de Pago pero no se indica el código, creara las formas de pago con el código auto numérico.

En la pestaña de Configuración Extendida nos encontramos el resto de campos.

Descuento Comercial: Columna que contiene los descuentos comerciales aplicados a los clientes.

Día Fijo Cobro: Columna que contiene el día fijo de cobro de los clientes.

Banco Cobro: Columna que contiene el Banco de Cobro de los clientes.

Número de Cuenta: Si el Numero de cuenta esta en una sola columna, hay que indicar la columna así como el carácter que separa los diferentes bloques del número.

Código Banco: Si el Número de cuenta está dividido en varias columnas, en esta hay que indicar el primer bloque del número correspondiente al Código de Banco o de Entidad.

Código Sucursal: Si el Número de cuenta está dividido en varias columnas, en esta hay que indicar el segundo bloque del número correspondiente al Código de Sucursal u Oficina.

Digito de Control: Si el Número de cuenta está dividido en varias columnas, en esta hay que indicar el tercer bloque del número correspondiente al Digito de Control.

Núm Cuenta: Si el Número de cuenta está dividido en varias columnas, en esta hay que indicar el último bloque del número correspondiente al Número de Cuenta.

Personas de Contacto: Se pueden añadir hasta 3 personas de contacto.

Nombre: Columna que contiene los Nombres de la persona de contacto.

Cargo: Columna que contiene los Cargos de la persona de contacto.

Teléfono: Columna que contiene los Teléfonos de la persona de contacto.

Email: Columna que contiene los Email de la persona de contacto.

En la última sección aparecerán las incidencias del proceso de importación exactamente igual que en el punto anterior (página 6) para comprobar lo que ha fallado por si tenemos que repetir el proceso.

Importación de Proveedores

El funcionamiento y los formularios son exactamente iguales a los del punto anterior (Importación de Clientes).